Reparti aziendali

Materie:Riassunto
Categoria:Economia Aziendale
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Data:26.05.2005
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Testo

UFFICIO ACQUISTI
L’ufficio acquisti si distingue in 5 aree:
• Management;
• Cost Control;
• Buyers;
• Q.D. & Localization;
• B.P.L..
Management
In questa area sono collocati i vari responsabili che si occupano dell’attività dell’intero reparto.
Cost Control
Il Cost Control si occupa dell’aggiornamento dei costi, della gestione dei listini d’acquisto, degli aiuti temporanei e dei trasporti locali.
Q.D. & Localization
I Q.D. & Localization hanno il compito di organizzare le visite per verificare la qualità del prodotto offerto dal fornitore, di ricontrollare i problemi legati alle attrezzature e agli stampi, di ordinare le campionature e i prototipi delle prove pre-produzione di un nuovo modello e di cercare di ridurre ulteriormente i costi, localizzando la produzione di alcuni particolari, affidandola, cioè, ad aziende di altri Paesi che offriranno un prezzo migliore, mantenendo un’ottima qualità.
B.P.L.
I B.P.L. principalmente, si occupano dello sviluppo dei nuovi modelli e in più coordinano i buyers acquisendo tutte le offerte ricevute e inserendole nel sistema; gestiscono, inoltre, la lista completa dei codici, che comprende eventuali aggiornamenti e le modifiche anagrafiche e contrattuali legate ai fornitori; controllano, infine, l’evoluzione dei disegni dei particolari. Il loro scopo è quello di presentare al management i costi totali e gli investimenti che serviranno alla creazione del modello.
RICEVIMENTO MERCI
Il ricevimento merci è il reparto che gestisce la movimentazione di tutti i particolari che giungono alla Honda Italia da tutti i fornitori.
In base alla provenienza, il materiale viene classificato in Honda Motor (Giappone) e fornitori locali rappresentata da quei particolari che quotidianamente arrivano al ricevimento merci dai fornitori esteri o nazionali. Il personale del ricevimento merci è addetto al controllo della rispondenza tra i colli e le quantità inviate dalle ditte con i documenti di trasporto. Gli addetti fanno un ulteriore controllo, finalizzato a verificare che il materiale sia integro e corrispondente alla relativa bolla e l’imballo utilizzato rispetti le normative ISO 9002. Successivamente il materiale viene smistato:
- In contolavoro, se è merce che dev’essere trasferita in altre aziende per subire ulteriori lavorazioni;
- In magazzino, tutto quel materiale che arriva in lotti ogni mese, quello proveniente dall’estero che è già stato sdoganato e quello just in time che arriva 2-3 giorni prima della produzione;
- Direttamente sulla linea, il materiale just in time che arriva 1-2 ore prima della produzione;
- Nel magazzino doganale interno, il materiale che arriva dall’estero verrà sdoganato successivamente. Lo scopo di questo accantonamento è quello di non pagare subito il dazio doganale e l’IVA della merce che non verrà utilizzata prima di 1-2 mesi.
I documenti di trasporto, successivamente, vengono inseriti nel sistema Mapics specificando le seguenti voci:
- Codice fornitore;
- Codice particolare;
- Quantità ricevuta;
- N. di DDT;
- N. di ordine.
In questa fase d’inserimento, riveste particolare importanza il codice del pezzo, difatti all’interno della Honda Italia ogni pezzo che viene montato sulla moto ha come riferimento non solo la descrizione ma anche un numero che diversifica il pezzo.
La codifica del pezzo ha una particolarità da non trascurare quella che ogni parte del numero ha un suo significato. Esempio: 32100-KRJ-9000
I primi 5 numeri iniziali per tutti i tipi di moto contrassegnano la descrizione del particolare e su che parte della moto viene montata.
In caso tutti i 32100 sono cablaggi, o i codici che iniziano con 3, fanno parte dell’elemento elettrico della moto. Il codice centrale formato da lettere o numeri segna il tipo di moto, di fatti il KRJ è un FES125-150.
Gli ultimi 4 numeri stanno a significare la destinazione della moto, cioè, dove viene venduta, in Italia o all’estero.
Inoltre gli operatori mapics: sollecitano gli ordini non evasi, rendono ai fornitori le merci non conformi all’ordine o difettose, si occupano delle eventuali contestazioni alle ditte fornitrici e dello sdoganamento di quel materiale che al momento del suo arrivo era stato accantonato nel magazzino doganale.
Il tutto è svolto secondo determinati piani di produzione, emanati dal controllo produzione, che sono annuali, mensili e settimanali.

AMMINISTRAZIONE
L’ufficio amministrazione si distingue in vari settori:
• Fatturazione passiva;
• Fatturazione attiva;
• Banche.
Fornitori/fatturazione passiva
Il compito principale dei fornitori è quello di ricevere le fatture e pagarle alla scadenza.
Le fatture per essere accettate devono avere il rispettivo documento di trasporto dopo di che vengono riportate nel sistema informatico usando il classico metodo della partita doppia, scrivendo gli importi sia in dare con il costo e l’IVA se c’è sia in avere con il nome del fornitore e il totale da pagare. Tutti i costi sono identificati con un codice e si differenziano a seconda della destinazione della merce:
- Acquisto parti di produzione (semilavorati);
- Acquisto di prodotti finiti (ricambi, moto, power);
- Acquisto di materiale vario;
- Servizi.
La fattura viene così inserita nell’elenco delle fatture da pagare e viene considerata “APERTA”; alle fatture viene poi attribuito un numero progressivo che verrà riportato anche sulla fattura stessa. Per le fatture estere il procedimento è lo stesso ma subentrano alcune variazioni:
- La legislazione prevede l’esenzione dall’IVA, secondo l’art.41, per i Paesi intracomunitari (quelli che fanno parte della CEE), e l’art.8 per i Paesi extracomunitari ( quelli che non rientrano nella CEE);
- Per i Paesi più sviluppati (Giappone, Francia ecc…) esistono i dazi doganali in modo da invogliare i clienti ad acquistare merci da Paesi in via di sviluppo (Thailandia, Cina, Ungheria, Polonia, ecc…)dove tali dazi non vengono imposti.
A fine mese tutte le fatture buone (escluse quelle bloccate) vengono ricontrollate e inserite in un unico dischetto da portare in banca per essere pagate mediante bonifico.
Le fatture vengono così considerate “PAREGGIATE”.
Clienti/fatturazione attiva
Come per i fornitori, giornalmente si emettono fatture ai rispettivi clienti. Se le fatture sono di produzione vengono fatturate automaticamente altrimenti manualmente. La casa madre europea è Londra; tutte le fatture intracomunitarie ed extracomunitarie vengono spedite nel paese che le richiede però il pagamento viene da Londra che fa da tramite ottenendone un profitto.
Esistono vari tipi di pagamento:
- R.I.D. (rapporto interbancario diretto) tramite il quale il cliente autorizza alla scadenza di prelevare direttamente l’importo dal suo c/c; qualora il c/c dovesse essere scoperto il credito diventa insoluto e la banca lo riaddebita;
- A rimessa diretta che si effettua appena arriva la merce ed è soggetta a sconto;
- Con contrassegno che è una forma di pagamento, la quale viene utilizzata solo per i clienti meno affidabili che vengono obbligati a pagare al momento della consegna della merce altrimenti quest’ultima non viene data.
Per favorire le vendite, inoltre, vengono fatte delle promozioni che possono consistere in sconti o in più quantità date in omaggio, in questo caso quest’ultie vengono comunque fatturate ma non sono soggette ad IVA.
Inoltre, quando ci sono resi su acquisti di parti di produzione, anziché aspettare la nota di credito del fornitore, si emette una nota di addebito (effettuando una normale fattura di vendita).
Invece, nel caso in cui ci siano delle merci da regalare si emette un’autofattura in modo da riaddebitare il costo dell’azienda e calcolarci l’IVA da versare.
Banche
L’H.I.I. (Honda Italia Industriale S.p.A.) ha tre consorelle: la Honda Automobili, la C.I.A.P. e la Honda E. Motocycles; settimanalmente le consorelle mandano ad Atessa le previsioni banca per banca in entrata e in uscita, cosicché l’ufficio banche sa in tempo reale ciò che avverrà sul conto senza aspettare l’estratto conto del giorno successivo. durante la notte il sistema azzera i conti bancari delle consorelle così da far affluire tutto nel conto unico della tesoreria e ogni 15 giorni effettua la compensazione tra le fatture delle consorelle e, inseguito, manda una lettera riportante l’importo che eventualmente per differenza va saldato o riscosso.
L’ufficio clienti consegna all’ufficio banche la lista dei “RID CLIENTI” previsti. Da questo “PORTAFOGLIO CLIENTI”, all’occorrenza di liquidità, se ne estrapola una parte e si decide di chiederne l’anticipo in banca; per far ciò l’ufficio banche chiama tutte le banche, propone l’importo interessato ed effettua l’operazione con la banca che gli avrà indicato il tasso più vantaggioso.
Mensilmente vengono effettuati i pagamenti tramite banca a tutti i fornitori. Dal sistema scaturiscono così le seguenti stampe:
- AVVISO BANCA: contiene tutti i bonifici da effettuare;
- AVVISO FORNITORI: con le quali l’H.I.I. comunica allo specifico fornitore che ha effettuato il pagamento, di cosa e quanto;
- DETTAGLIO PGAMENTO: che è una stampa di tutti i pagamenti ordinati alla banca. Una copia la tiene l’H.I.I. ed un'altra viene mandata assieme all’avviso in banca, per un ulteriore controllo da parte della banca.
DIREZIONE DEL PERSONALE
La direzione del personale si occupa dell’amministrazione del personale. Il sistema informativo contiene una banca dati nella quale sono inserite tutte le informazioni riguardanti i dipendenti, che vengono integrate o modificate nel momento in cui si verificano licenziamenti, pensionamenti, assunzioni o nel momento in cui dovessero cambiare i dati anagrafici dei dipendenti; tutte queste comunicazioni vengono inviate all’ufficio del lavoro. Inoltre, ogni giorno, vengono inserite manualmente tutte quelle variabili che andranno ad incrementare o diminuire le ore lavorative di ogni singolo dipendente. Ognuno di essi ha di essi ha, ad esempio, a disposizione: un determinato numero di PAR (permesso annuale retribuito) che aumenta mese per mese, di 4 ore e a fine anno non si azzera ma va ad aggiungersi a quelli dell’anno successivo; dei permessi non retribuiti; ulteriori permessi per eventi eccezionali ( elezioni, visite mediche, donazione di sangue, maternità, paternità ,congedo matrimoniale, ecc…); delle ferie e dei permessi per malattia o infortunio.
Tutto questo viene poi riportato per ogni singolo lavoratore, in un tabulato: il cosiddetto cartellino del dipendente. Il tutto viene inserito in un sistema che si occupa della gestione delle presenze per poi essere trasferito, a fine mese, in un altro sistema che calcola il cedolino paga. Per la determinazione delle retribuzioni bisogna però tener conto di alcuni fattori:
- Ciò che riguarda il fisco (assegni per il nucleo familiare, cassa integrazione, guadagni, indennità di malattia e di maternità, invalidità, pensioni di vecchiaia, denunce dei redditi, infortuni ecc…);
- Del fondo che l’azienda ha a disposizione che verrà destinato alla fine di una periodica valutazione ai dipendenti meritevoli; oltretutto questa valutazione serve a stabilire se il lavoratore può crescere di livello oppure no.
Alla direzione personale sono stati assegnati ulteriori compiti, tra cui quello di determinare il costo totale futuro dell’intero personale e quello della compilazione dei modelli statistici che riguardano la rilevazione mensile dell’occupazione, degli orari di lavoro e delle retribuzioni.
Per i dirigenti, invece, il calcolo delle buste paga viene effettuato contemporaneamente a quello dei lavoratori dipendenti ma in un conto separato.

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